Als Teil der Stadtverwaltung übernimmt das Archiv die Akten, Urkunden, Pläne, Karten, Mikrofilme, Fotos und andere Unterlagen, die im Zuge städtischen Verwaltungshandelns entstanden sind, als Archivgut, um es auf Dauer aufzubewahren, seine Erhaltung sicher zu stellen, es zu erschließen und nutzbar zu machen. 

Darüber hinaus befinden sich in einem Zwischenarchiv die Unterlagen, die im Zuge der Verwaltungstätigkeit voraussichtlich nicht mehr benötigt werden, jedoch aufgrund z.B. gesetzlicher Vorgaben noch einige Jahre aufzubewahren sind und von denen der historisch und rechtlich relevante Teil nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen in das historische Archiv übernommen wird.
Weiterhin sammelt das Archiv Unterlagen nichtstädtischen Ursprungs, sofern sie historischen Wert besitzen (könnten) und einen Bezug zu Warstein und Umgebung haben. Damit soll ein möglichst vielfältiges Bild des alltäglichen Lebens der Vergangenheit und Gegenwart auch für die Zukunft bewahrt werden.

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