Die Haushaltssituation der Stadt Warstein hat sich im Betrachtungszeitraum 2019 bis 2024

zunächst positiv entwickelt. "Und die in den Jahren 2021 bis 2023 erzielten Jahresüberschüsse

haben die interkommunal überdurchschnittliche Eigenkapitalausstattung zusätzlich gestärkt", so

der positive Einstieg von Michael Esken. Zudem wird der Jahresabschluss 2025 nach derzeitiger Prognose positiv und deutlich besser ausfallen als geplant.

Haushaltsplanung bis 2029 geht von negativen Jahresergebnissen aus

Die internationalen Krisen mit ihren globalen konjunkturellen Auswirkungen wirken sich aber auch in Warstein aus. Die mittelfristige Haushaltsplanung bis 2029 geht von durchgängig negativen Jahresergebnissen aus. Aktuell ist die Stadt Warstein haushaltsrechtlich uneingeschränkt handlungsfähig, da sie die erwarteten Fehlbeträge bis 2028 durch die Ausgleichsrücklage auffangen kann. "Die Ausgleichsrücklage wäre zum Ende des mittelfristigen Planungszeitraums nach derzeitiger Annahme aber vollständig aufgezehrt, so dass insgesamt Konsolidierungsbedarf besteht", warnt der Präsident der gpaNRW.

Die Gesamtverbindlichkeiten sind in der Stadt Warstein geringer als bei den meisten Vergleichsstädten. Für die bevorstehenden Aufgaben und Investitionen ist die Stadt allerdings auf Investitions- und auch Liquiditätskredite angewiesen. "Dadurch ergibt sich perspektivisch eine wachsende Belastung durch die Verbindlichkeiten", so Projektleiterin Anika Wolff.

Handlungsrahmen für das Kreditmanagement erhöht die Transparenz

Bei der Haushaltssteuerung gewinnt allgemein der Aspekt der Nachhaltigkeit an Bedeutung. Um dies zu unterstützen, hat die Stadt Warstein die Planung der finanziellen Ressourcen mit Nachhaltigkeitszielen und -kennzahlen verknüpft. Vor Investitionsentscheidungen führt die Stadt Warstein Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durch. Die gpaNRW empfiehlt hierfür, Wertgrenzen und Mindeststandards zu definieren. Die Projektleiterin begrüßt, dass die Stadt kurzfristig einen verbindlichen Handlungsrahmen für ihr Kreditmanagement festlegen will. "Dies trägt dazu bei, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit künftiger Kreditentscheidungen zu erhöhen", erklärt Anika Wolff. Entsprechende Regelungen für das Anlagemanagement hat sie bereits aufgestellt.

In den Handlungsfeldern Zahlungsabwicklung und Vollstreckung ist die Stadt Warstein solide aufgestellt. Dabei ist besonders der niedrige Bestand an ungeklärten Einzahlungen positiv hervorzuheben. Vorteilhaft auf den Ressourceneinsatz wirkt sich aus, dass Warstein die Möglichkeit der SEPA-Lastschrift nutzt und das Verfahren bewirbt. Um die Effektivität im Umgang mit den Forderungen zu erhöhen, sollte die Stadt Zahlungsziele verbindlich in ihrer Dienstanweisung vorgeben. Bei der Vollstreckung kann die Stadt Warstein die eingehenden Vollstreckungsaufträge mit dem vorhandenen Personal abarbeiten.

Die Voraussetzungen für digitale und hybride Gremiensitzungen schaffen

Bei der Betrachtung der Gremienarbeit der Stadt zeigt sich, dass verhältnismäßig weniger Sitzungstermine stattfinden als in vielen anderen Städten. Die Hauptsatzung der Stadt Warstein sieht vor, dass Ortsvorstehende für die Ortsteile gewählt werden. Dies ist in vielen Kommunen NRWs nicht üblich. Die Gremienstruktur stellt sich weitgehend unauffällig dar. Die Gremienarbeit ist in Warstein bereits in vielen Teilen digitalisiert. Verbessern könnte die Stadt dies noch durch einen internen Vorlagenworkflow, wie sie dies bereits anstrebt. Die Stadt Warstein sollte sich zudem mit den formalen und technischen Voraussetzungen für digitale und hybride Sitzungen befassen, um die Handlungsfähigkeit des Rates auch in Krisensituationen sicherstellen zu können.

Herausforderungen ergeben sich für die Städte aus der demografischen Entwicklung, dem

Fachkräftemangel sowie den steigenden Anforderungen an die Digitalisierung und die IT-Sicherheit. Das Prüfgebiet Personal, Organisation und Informationstechnik betrachtet, wie die Stadt Warstein mit den sich daraus ergebenden Aufgaben umgeht. Es zeigt sich, dass die Stadt Warstein bereits gute Voraussetzungen geschaffen hat, um aktuellen Herausforderungen zu begegnen. Personalentwicklung und -management sind in Warstein bereits gut ausgeprägt. Die Stadt wird sich in den nächsten Jahren aufgrund des hohen Anteils von älteren Mitarbeitenden verstärkt mit der Nachbesetzung von Stellen beschäftigen müssen. "Dazu sollte sie die Strukturen, die sie für den Wissenstransfer beim Wechsel von Mitarbeitenden bereits in Teilen

nutzt, ausbauen und verstetigen", empfiehlt Prüfer Michael Essler.

Eine Spitzenposition bei der IT- und Digitalisierungsstrategie

In Teilen hat die Stadt Warstein Arbeitsprozesse beschrieben. Dies sollte sie auf alle Prozesse ausweiten und ein zentrales Prozessmanagement etablieren, um zur dauerhaften Optimierung der Arbeitsabläufe beizutragen. "Bei der IT- und Digitalisierungsstrategie nimmt die Stadt Warstein eine Spitzenposition unter den Vergleichsstädten ein", lobt Prüfer Michael Essler. Sie erreicht bereits ein sehr gutes Digitalisierungsniveau, welches sie durch den Abbau von letzten Medienbrüchen noch steigern könnte. Verbesserungspotenzial sieht die gpaNRW beim IT-Service, dies umfasst Bereiche wie Anforderungs-, Lizenz- und Störungsmanagement. Entscheidungen zum Thema IT-Sicherheit sollte die Stadt Warstein konzeptionell stärken.

Für ein Kommunales Krisenmanagement hat die Stadt Warstein bereits gute organisatorische

und technische Grundlagen geschaffen. Diese sollte sie gezielt weiterentwickeln. Dazu sollte die Stadt Warstein für alle ermittelten Risiken konkrete Handlungspläne entwickeln. Regelungen für den Stab für außergewöhnliche Ereignisse (SAE) hat die Stadt Warstein festgelegt. "Diese sollte sie in Teilen erweitern", empfiehlt Anika Wolff. Weiteres Verbesserungspotenzial könnte die Stadt umsetzen, wenn sie regelmäßige Schulungen und Übungen für Notlagen installieren sowie Nachbereitungen von tatsächlichen Krisensituationen durchführen würde. 

Über eine funktionsfähige Krisenkommunikation verfügt die Stadt Warstein. Eine weitere Verbesserung könnte die Stadt durch Informationen an die Bevölkerung zur Selbsthilfefähigkeit erzielen, so die Empfehlung der gpaNRW. 

Das vorhandene Finanzcontrolling im Jugendamt weiter ausbauen

Die Falldichte der Hilfen zur Erziehung ist in der Stadt Warstein hoch. Dabei ist der Anteil der ambulanten Hilfefälle vergleichsweise gering. Dies spiegelt sich auch in den hohen Aufwendungen wider, dem Maximum im interkommunalen Vergleich. Bei der Prüfung und Geltendmachung von Kostenerstattungsansprüchen ist die Stadt bereits gut aufgestellt. "Dies wird in den vergleichsweise hohen Erträgen aus Kostenerstattungen sichtbar", lobt Prüferin Britta Schwermer.

Die Stadt Warstein hat die Empfehlung, die Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiJu) schon früher in den Hilfeprozess mit dem Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD) einzubinden, bereits umgesetzt. "Dies ist zu begrüßen, da die WiJu aufgrund der wirtschaftlichen Sichtweise Sachverhalte anders hinterfragt", so Britta Schwermer. Schon im Laufe der Prüfung hat die Stadt Warstein begonnen, Prozessschritte neu zu organisieren. Diese Veränderungen sollten sich auf lange Sicht bemerkbar machen. Um dies nachzuhalten, sollte die Stadt das vorhandene Controlling weiter ausbauen. Im Bereich der EDV sind Schnittstellen zwischen der WiJU und ASD vorhanden, die Aktenführung erfolgt bisher nur in Teilen digital. Die Einführung der E-Akte im Jugendamt sollte vorangetrieben werden.

"Unser Prüfungsbericht enthält Empfehlungen für viele Handlungsfelder, um Ihre schöne, mitten im Naturpark Arnsberger Wald gelegene Stadt noch besser für die Zukunft aufzustellen. Darüber hinaus stehen wir Ihnen mit unserem praxiserprobten Beratungsangebot bei Bedarf für weitere Analysen und Optimierungen zur Verfügung", so gpa-Präsident Michael Esken.

Bürgermeister Maximilian Spinnrath erklärt abschließend zu den Ergebnissen der gpaNRW: "Die Ergebnisse der überörtlichen Prüfung bestätigen, dass wir in vielen Bereichen sehr gut aufgestellt sind. Gleichzeitig freuen wir uns über die ergänzenden Hinweise, die uns in unserem kontinuierlichen Prozess der Optimierung unserer Strukturen weiter unterstützen." Der allgemeine Vertreter des Bürgermeisters und Stadtkämmerer Stefan Redder ergänzt: "Gerade vor dem Hintergrund steigender Belastungen und unsicherer Rahmenbedingungen ist eine vorausschauende Finanzpolitik unerlässlich. Die Prüfung unterstreicht, wie wichtig es ist, jetzt die richtigen Prioritäten zu setzen."

Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung

Die gpaNRW hat die Stad Warstein im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller mittleren

kreisangehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu 60.000 in folgenden Prüfgebieten untersucht:

• Finanzen

• Zahlungsabwicklung und Vollstreckung

• Gremienarbeit

• Personal, Organisation und IT

• Kommunales Krisenmanagement

• Hilfe zur Erziehung

• Nachhaltigkeit (Kennzahlen)

Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern

sind im Prüfungsbericht für die Stadt Warstein zusammengefasst. Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsident der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken.

Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Prüfgebieten, Handlungsfeldern und Empfehlungen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de .